بازدیدها: 474

از جمله روش های موثر در اجرای کایزن می توان به 5S یا نظام آراستگی اشاره کرد.

این روش بعد از جنگ جهانی دوم، توسط ژاپنی ها به اجرا در آمد.

آنها با الگو برداري از بعضی صنايع آمريكايي و اروپايي و پس از توسعه و سيستماتيك نمودن آن ،  اين نظام  را ارايه کردند.

نظام آراستگی منجر به پیشگیری از حوادث و افزایش بهره وری می‌گردد. به نوعی می‌توان گفت هدف نهایی 5S پیشگیری از اتلاف است.

برخی از مهم ترین اهداف اجرای نظام آراستگی (5S) عبارتند از:

ایمنی و بهداشت ، بهره وری ، صرفه جویی در هزینه ها ،کیفیت و پیشگیری از خرابی ها در محیط هایی که با اجرای نظام آراستگی مدیریت می شوند.

اشیا غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می شوند و این امر تا حد زیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد .

اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه رافراهم می آورد و از همه مهم‌تر تلاش برای ایجاد عادت های صحیح درکارکنان مهم ترین عامل درتحقق محیط های آراسته است.

دلایل ضروری بودن اجرای این نظام:

سرعت دستیابی افزایش می یابد

نتایج برای همه ی افراد قابل درک است .

محیط کاری تمیز و سازمان یافته خواهد شد .

عمر وسایل افزایش می یابد

هزینه پیاده سازی آن پایین است

نام این نظام مخفف پنج کلمه ژاپنی بوده که همگی با حرف “س” شروع می شوند و به فارسی و انگلیسی برگردانده شده است.

SERI= SORT   پاکسازی

Seition = Set in order نظم و ترتیب

Seiso = sweeping or shine نظافت

Seiketso = Standardization استانداردسازی

Shitsuke = Sustaine انضباط

در ادامه به توضیح هر مرحله می پردازیم:

• ساماندهی یا پاک سازی: در اینجا ساماندهی به معنای تشخیص ضروری از غیرضروری، گرفتن تصمیمات قاطع و اولویت‌ بندی کارها و وسایل برای رهایی از غیرضروریها است. ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. در واقع این S به معنی جدا كردن  ضروری ها از غیر ضروری ها می‌باشد

مثال 1:

– تفكیك اشیاء ضروری از غیر ضروری (مشخص كردن ملزومات اداری كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن، تفكیك فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش)

– دور ریختن اشیایی که استفاده نمی کنیم ( دور ریختن برگهای زائد ).

2- نظم و ترتیب: قرار دادن اشیاء در مكان‌های مناسب به طوری كه بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده كرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بكار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده.

باید همه وسایل و فرم‌های مورد نیاز را كه قبلا درS  یک  شناسایی شده و كاركرد هر یك از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی كه با سرعت و به آسانی در دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مكان به بهترین طریق ممكن و امكان دسترسی به آن با حداكثر سرعت.

مثال2 :

–  وسایلی که اغلب مواقع استفاده می كنیم، در محل كار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)

– اشیایی را كه به ندرت استفاده می كنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری كه سوابق كاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از كتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن كتابها و جزوات و دستورالعملها)

– برچسب گذاری و شناسایی كلیه زونكنها، فایلها، قفسه ها ( برچسب گذاری فایلها به نحوی كه نشان دهنده محتویات آن باشد)

–  استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از كازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا كارهای در دست اجرا)

3- پاکیزه سازی : عبارت است از دور ریختن زوائد و پاكیزه كردن وسایل از آلودگیها و مواد خارجی

برخی از لوازم، تجهیزات و مكانها باید بسیار پاكیزه و به دور از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است كه آنها را دقیقاً شناسایی نمود. پاكیزه سازی باید به نحوی باشد تا امکان انجام بازرسی را فراهم آورد. صرفا تمیز کردن اشیا  نیست.

مثال3: 

– تعریف مسئولیت‌های تمامی افراد برای پاكیزگی محل كار (حفظ پاكیزگی محیط كار هر یك از پرسنل، نظافت لباس های پرسنل)

– انجام بازبینی و پاكیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات

–  شناسایی و رفع خرابی‌هایی كه در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترك ها و غیره بوجود آمده است

–  شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا كنترل آن

–  تمیز كردن محل كار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی كننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل)

– حذف آلودگی‌های گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته)

–  پاكیزه كردن محلهایی كه از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، كشوها و…)

4- استاندارد سازی: كنترل و اصلاح دائمی سازماندهی، نظم و ترتیب و پاكیزگی. استانداردسازی متوجه مدیریت است كه با استفاده از چك لیست‌های مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوری، محیط كار را به نحوی استاندارد و كنترل نماید كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.

مثال 4:

–  بازبینی دوره ای (تشكیل كمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی)

–  استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشاندهنده جهت و راهنما

–  علامت‌گذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار كاركرد بالا )

– علایم مربوط به تجهیزات خاموش كننده ( علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار كشیدن ممنوع)

–   تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعمل‌های كاری برای استفاده از تجهیزات ویژه ).

5- انضباط: عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. نكته اصلی، ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است.

مثال 5:

تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط)

تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالن‌ها و برقراری جلسات)

توجه به زیبایی‌ها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای كار مناسب در اداره و یا سازمان )

مراحل 5s

مزاياي اجرای نظام آراستگي:

جلوگيري از انباشته شدن ضايعات

افزايش درآمد ناشي از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضايعات صنعتي به علت تفكيك كردن آنها

استفاده از قفسه بندي و ارتفاع در چيدمان مواد و صرفه جويي در سطح اشغال محيط كار

جلوگيري از آتش سوزي، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و ساير حوادث مشابه در اثر كاهش تراكم مواد زائد و ضايعات و مراقبت از آنها.

جلوگيري از دور ريختن مواد، قطعات سالم به همراه ضايعات و زوائد

جلوگيري از گم شدن و يا مخفي ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با يكديگر در اثر انباشت نامنظم آنها.

سهولت در رفت آمد ليفتراكهاي دستي و ليفتراكها در محيط كار

نمايان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگيري از پنهان شدن آنها از چشم

جلوگيري از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و ساير مواد به منظور ايجاد ايمني و جلوگيري از ضايع شدن و نيز صرفه جويي در انرژي.

پاكيزگي سطح محيط كار و جلوگيري از لغزيدن كاركنان و زمين خوردن آنها و بروز حوادث در حين كار

رنگ آميزي مرتب محيط كار و ماشين آلات و نيز تجديد خط كشي ها

ايجاد فرهنگ پيشگيري به جاي تعمير

رعايت بهداشت، سلامتي و ايمني كاركنان

كاهش خستگي و آزردگي هاي ناشي از كار در محيط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز

انجام خانه تكاني هاي روزانه ، هفتگي ، فصلي و سالانه توسط كاركنان به منظور مشاركت عمومي در آراستگي

آمادگي مستمر و لحظه اي محيط كار براي بازديدهاي غير مترقبه مشتري و هر بازديد كننده مهم ديگر از محيط كار

عوامل موفقیت در اجرای نظام 5S

•    حمایت قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی
•     زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه
•    آموزش مستمر در کلیه سطوح(مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استاندارد ها و مکانیزم عملکرد در نظام آراستگی
•    انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه مند و پیگیر برای مسئولیت های اجرایی نظام
•    مستمر بودن و تداوم اجرای نظام 5S
•    تهیه دستورالعمل های اجرایی ، چک لیست های ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی های دوره ای برای بهبود روش های پیاده سازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی
•    تهیه و اجرای روش های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر نظام آراستگی
•    تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد